Z takim problemem spotykają się właściciele mieszkań, którzy kupili nieruchomość kilka lub kilkanaście lat temu. Dokument jest potrzebny przy sprzedaży lokalu, refinansowaniu kredytu, sprawach spadkowych, darowiźnie lub podziale majątku. W IPB spotykamy się z takimi pytaniami regularnie, dlatego przygotowaliśmy praktyczny poradnik krok po kroku. Przeczytaj, gdzie są przechowywane akty notarialne i jak odzyskać potrzebny dokument.
Czy akt notarialny można znaleźć w internecie? Odpowiedź jest bardziej złożona niż myślisz
Akt notarialny nie jest publicznie dostępny w internecie. Nie istnieje ogólnodostępna wyszukiwarka, dzięki której możesz wpisać nazwisko lub adres nieruchomości i pobrać dokument.
Powód jest prosty. Akty notarialne zawierają dane osobowe, informacje majątkowe oraz szczegóły transakcji objęte tajemnicą notarialną. Z tego względu dostęp do nich mają wyłącznie osoby uprawnione. Jeżeli szukasz własnego dokumentu, możesz jednak uzyskać jego wypis bez większych problemów. Musisz tylko wiedzieć, która kancelaria lub archiwum przechowuje oryginał aktu.
Ekspert radzi: Zachowaj każdy otrzymany wypis aktu notarialnego, nawet jeśli wydaje Ci się niepotrzebny. Numer repertorium znajdujący się na dokumencie może skrócić poszukiwania z kilku dni do kilku minut.
Co to jest repertorium notarialne i jak go odczytać?
Repertorium notarialne to oficjalny rejestr czynności wykonywanych przez notariusza. Każdy akt notarialny otrzymuje indywidualny numer, który pozwala szybko odnaleźć dokument w kancelarii.
Numer repertorium znajdziesz zazwyczaj na pierwszej stronie wypisu aktu notarialnego, najczęściej w lewym górnym rogu. Może wyglądać przykładowo tak: „Rep. A Nr 4821/2026”. Pierwsza liczba oznacza kolejny numer czynności wykonanej przez kancelarię, natomiast liczba po ukośniku wskazuje rok sporządzenia dokumentu. Jeżeli posiadasz choć jeden wypis aktu notarialnego, warto od razu sprawdzić ten numer.
Najważniejsze informacje o repertorium:
- numer repertorium identyfikuje konkretny akt notarialny;
- znajduje się na pierwszej stronie wypisu aktu;
- znacząco przyspiesza odnalezienie dokumentu;
- zawiera numer czynności oraz rok jej wykonania.
Jeżeli nie znasz numeru repertorium, nadal możesz odnaleźć dokument. Potrzebne będzie jednak podanie większej liczby danych dotyczących transakcji. Kancelarie notarialne i archiwa sądowe mają możliwość wyszukiwania dokumentów również na podstawie innych informacji.
Gdzie szukać aktu notarialnego – zależy od wieku dokumentu
Miejsce przechowywania aktu notarialnego zależy przede wszystkim od tego, kiedy został sporządzony. To właśnie wiek dokumentu decyduje o tym, do jakiej instytucji powinieneś się zgłosić.
Jeżeli akt został sporządzony stosunkowo niedawno, najczęściej znajduje się nadal w kancelarii notarialnej. Starsze dokumenty trafiają natomiast do właściwych archiwów sądowych. W praktyce oznacza to, że pierwszym krokiem powinno być ustalenie przybliżonej daty zawarcia umowy. Dzięki temu unikniesz kontaktowania się z niewłaściwą instytucją.
Przez pierwsze 10 lat od sporządzenia dokumentu akt pozostaje w kancelarii notarialnej. Po tym okresie dokumentacja trafia zazwyczaj do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii.
Przykładowo osoba, która kupiła mieszkanie od IPB w Olsztynie w 2015 roku i szuka aktu w 2026 roku, może w pierwszej kolejności skontaktować się z kancelarią notarialną, jeżeli nadal prowadzi działalność. W wielu przypadkach wystarczy podać datę transakcji oraz dane stron umowy. Gdy kancelaria została zlikwidowana, pomocne będzie ustalenie miejsca przekazania akt za pośrednictwem właściwej Izby Notarialnej.
Jak uzyskać wypis aktu notarialnego – krok po kroku
Uzyskanie wypisu aktu notarialnego nie jest skomplikowane. Im więcej informacji przygotujesz przed kontaktem z kancelarią lub sądem, tym szybciej otrzymasz dokument.
Przed rozpoczęciem procedury przygotuj:
- przybliżoną datę sporządzenia aktu;
- imiona i nazwiska stron czynności;
- adres nieruchomości;
- numer repertorium, jeśli jest znany.
W większości przypadków konieczne będzie także okazanie dokumentu tożsamości. Numer repertorium znacząco przyspiesza odnalezienie aktu, ale nie jest warunkiem koniecznym. Jeżeli znasz datę zawarcia umowy i rodzaj czynności notarialnej, kancelaria zwykle jest w stanie odszukać dokument. Po potwierdzeniu uprawnień otrzymasz wypis aktu notarialnego w formie przewidzianej przez obowiązujące przepisy.
Jak znaleźć akt notarialny bez numeru repertorium?
Brak numeru repertorium to jeden z najczęstszych problemów osób, które szukają dokumentów po wielu latach. Dotyczy to szczególnie właścicieli mieszkań, którzy od zakupu nieruchomości nie korzystali z dokumentacji notarialnej.
Dobra wiadomość jest taka, że akt notarialny bez numeru repertorium nadal można odnaleźć. Kancelarie i archiwa nie opierają wyszukiwania wyłącznie na jednym identyfikatorze. Pomocne są również inne dane związane z transakcją. Im dokładniejsze informacje podasz, tym szybciej dokument zostanie odnaleziony.
Najczęściej wykorzystywane dane to:
- data sporządzenia aktu;
- imiona i nazwiska stron;
- rodzaj czynności notarialnej;
- adres nieruchomości.
Ekspert radzi: Jeżeli nie pamiętasz daty podpisania aktu, sprawdź datę uruchomienia kredytu hipotecznego lub wpisu własności do księgi wieczystej. Takie informacje często pozwalają zawęzić zakres poszukiwań.
Nawet gdy pamiętasz jedynie rok zakupu mieszkania i adres nieruchomości, odzyskanie dokumentu jest zazwyczaj możliwe. Wymaga to jedynie nieco więcej czasu na weryfikację danych.
Ile kosztuje wypis aktu notarialnego?
Koszt wypisu aktu notarialnego zależy przede wszystkim od liczby stron dokumentu. Im bardziej rozbudowana umowa, tym wyższa będzie opłata za przygotowanie kolejnego wypisu.
Akty dotyczące zakupu mieszkania mają zwykle od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu stron. Z tego powodu ostateczny koszt może różnić się w zależności od konkretnej sprawy. W praktyce opłata jest naliczana za każdą stronę wypisu zgodnie z obowiązującymi przepisami i taryfami notarialnymi. Łączny koszt najczęściej wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset złotych.
Przed złożeniem wniosku warto zapytać kancelarię o aktualne stawki. Pozwoli to uniknąć niespodzianek i przygotować się na ewentualne koszty związane z uzyskaniem dokumentu.
CREWAN – co to jest i czy możesz z niego skorzystać?
Wiele osób trafiających na hasło CREWAN zakłada, że jest to publiczna baza aktów notarialnych. Takie przekonanie jest błędne i często prowadzi do nieporozumień podczas poszukiwania dokumentów.
CREWAN to system prowadzony przez Krajową Radę Notarialną. Gromadzone są w nim elektroniczne wypisy określonych dokumentów notarialnych związanych przede wszystkim z postępowaniami rejestrowymi. Nie jest to jednak narzędzie przeznaczone do samodzielnego wyszukiwania własnych aktów przez obywateli.
Jako osoba prywatna nie masz bezpośredniego dostępu do systemu CREWAN. Jeżeli chcesz uzyskać wypis swojego aktu notarialnego, nadal musisz skontaktować się z kancelarią notarialną albo właściwym archiwum.
Zakup mieszkania w IPB a dostęp do aktu notarialnego
Przez ponad 30 lat działalności IPB sprzedało ponad 5000 mieszkań. Każda z tych transakcji została potwierdzona aktem notarialnym. Z doświadczenia wiemy, że wielu właścicieli wraca do tych dokumentów po kilku, a nawet kilkunastu latach od zakupu nieruchomości.
Klienci IPB otrzymują przy zakupie wypis aktu notarialnego. Warto przechowywać go w bezpiecznym miejscu razem z dokumentacją mieszkania. Szczególnie istotny jest numer repertorium, który może znacząco przyspieszyć odnalezienie dokumentu w przyszłości. Jeżeli nie pamiętasz, w której kancelarii podpisywano akt związany z zakupem mieszkania od IPB, możesz skontaktować się z biurem sprzedaży lub odwiedzić stronę kontaktową spółki i uzyskać pomoc w ustaleniu podstawowych informacji dotyczących transakcji.
Pamiętaj, że artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnych sprawach warto skonsultować się bezpośrednio z notariuszem.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące aktów notarialnych
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się podczas poszukiwania aktu notarialnego. Dzięki nim szybciej ustalisz, gdzie szukać dokumentu i jakie informacje przygotować przed kontaktem z kancelarią lub sądem.
1. Jak znaleźć akt notarialny w internecie?
Aktu notarialnego nie można wyszukać w publicznym internecie tak jak księgi wieczystej. Dokument jest objęty tajemnicą notarialną i dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione. Aby uzyskać wypis, musisz skontaktować się z kancelarią notarialną lub właściwym archiwum. Pomocne będą dane stron, adres nieruchomości lub numer repertorium.
2. Gdzie są przechowywane akty notarialne?
Przez pierwsze lata od sporządzenia akty przechowywane są w kancelarii notarialnej. Starsze dokumenty trafiają do archiwów sądowych zgodnie z obowiązującymi procedurami. Miejsce przechowywania zależy przede wszystkim od wieku dokumentu. W przypadku nieistniejącej kancelarii warto skontaktować się z właściwą Izbą Notarialną.
3. Jak znaleźć akt notarialny bez numeru repertorium?
Brak numeru repertorium nie przekreśla możliwości odnalezienia dokumentu. Pomocne są data zawarcia umowy, nazwiska stron, rodzaj czynności notarialnej oraz adres nieruchomości. Na podstawie tych danych kancelaria może przeprowadzić wyszukiwanie. Procedura może jednak potrwać nieco dłużej.
4. Kto może dostać wypis aktu notarialnego?
Wypis aktu notarialnego może otrzymać strona czynności notarialnej, jej pełnomocnik lub spadkobierca po przedstawieniu wymaganych dokumentów. Każda osoba musi wykazać swoje uprawnienie do uzyskania dokumentu. Osoby postronne nie mają dostępu do treści aktu. Wynika to bezpośrednio z tajemnicy notarialnej.
5. Ile kosztuje wypis aktu notarialnego?
Koszt zależy od liczby stron dokumentu i aktualnych przepisów regulujących opłaty notarialne. Krótsze dokumenty kosztują mniej, a bardziej rozbudowane akty mogą generować wyższe koszty. Przed zamówieniem wypisu warto skontaktować się z kancelarią i zapytać o aktualną wycenę. Dzięki temu poznasz orientacyjną kwotę jeszcze przed złożeniem wniosku.
6. Co zrobić gdy kancelaria notarialna już nie istnieje?
W takiej sytuacji warto ustalić, do jakiego archiwum lub sądu zostały przekazane akta. Pomocna będzie właściwa miejscowo Izba Notarialna. Po uzyskaniu informacji możesz skierować wniosek do odpowiedniej instytucji przechowującej dokumentację. To standardowa procedura stosowana przy likwidacji kancelarii.
7. Co to jest CREWAN i czy mam do niego dostęp?
CREWAN jest systemem wykorzystywanym do przechowywania określonych elektronicznych wypisów aktów notarialnych. Nie jest to jednak publiczna wyszukiwarka dokumentów. Osoby prywatne nie mają bezpośredniego dostępu do tego systemu. W celu uzyskania własnego aktu nadal należy kontaktować się z kancelarią notarialną lub archiwum.
8. Jak odzyskać akt notarialny po wielu latach?
Najpierw ustal przybliżoną datę transakcji oraz kancelarię, w której podpisano dokument. Następnie przygotuj dane stron i adres nieruchomości. Jeżeli kancelaria nadal działa, skontaktuj się bezpośrednio z nią. W przypadku starszych dokumentów lub nieistniejącej kancelarii pomocne będzie archiwum sądowe albo Izba Notarialna.